Município adota modelo de gestão documental baseado em critérios legais e amplia a digitalização.

O Arquivo Público Municipal de Olímpia “Dr. Antônio Augusto Reis Neves” realizou um descarte legal de documentos com base na Tabela de Temporalidade do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), medida que coloca o município como o primeiro do Estado de São Paulo a adotar esse modelo de eliminação documental.

O procedimento segue metodologia já aplicada pelo Arquivo Nacional e permite a tramitação digital de processos, com impacto direto na organização administrativa, no uso do espaço físico e no
controle das informações públicas.

ELIMINAÇÃO SEGUE LEGISLAÇÃO VIGENTE

O descarte foi realizado conforme a legislação estadual, contemplando apenas documentos que já haviam cumprido todos os prazos legais de guarda. A medida possibilitou a liberação de espaço no Arquivo Público Municipal e reforçou a política de digitalização adotada pela administração.

O objetivo da ação é reduzir gradualmente o uso de papel e organizar o acervo documental de forma mais eficiente, mantendo critérios técnicos e legais.

VOLUME DESCARTADO E DESTINAÇÃO DO MATERIAL

Ao todo, foram eliminados 183,08 metros lineares de documentos, volume que corresponde aproximadamente à altura de um prédio de 61 andares. O material foi recolhido pela Dion Ambiental, de Ribeirão Preto, responsável pela destinação adequada dos resíduos.

Todo o processo de descarte foi acompanhado por profissionais da área, garantindo que a eliminação ocorresse de forma controlada e conforme as normas ambientais e arquivísticas.

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS

Durante o procedimento, documentos considerados permanentes e de valor histórico foram preservados. Cerca de 2% da massa documental inicialmente prevista para eliminação foi incorporada ao acervo histórico do município.

O processo teve início em março de 2025 e foi conduzido pelo arquivista Rodrigo Sol Moraes Cavalcanti, responsável pela gestão documental, e por Mariana Souza Guimarães, arquivista responsável pelo acervo histórico.

ESTRUTURA DO ARQUIVO PÚBLICO

O Arquivo Público Municipal de Olímpia conta com dois arquivistas, situação incomum entre municípios brasileiros. Somente em 2025, o órgão recebeu cerca de 243 metros lineares de novos documentos, o que reforça a necessidade de uma gestão documental contínua e organizada.

Segundo a diretora do Arquivo Público Municipal, Aracele Aparecida Rosa, o trabalho tem como foco a modernização da gestão e a redução do uso de papel, sem comprometer a preservação das informações públicas e da memória institucional.

CRITÉRIOS TÉCNICOS PARA DESCARTE

A diretora explica que os documentos passam por avaliação conforme sua classificação: arquivos correntes, intermediários e permanentes. A eliminação ocorre apenas após o cumprimento integral dos prazos legais previstos na legislação.

O processo segue normas da Lei de Acesso à Informação e da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. De acordo com a Tabela de Temporalidade do Sistema Eletrônico de Informações, prontuários de servidores só podem ser descartados após 60 anos de aposentadoria ou desligamento, enquanto processos licitatórios são eliminados após 12 anos da aprovação das contas.

GESTÃO DOCUMENTAL EM TRANSIÇÃO

Embora a digitalização reduza o volume de documentos físicos, a eliminação total do uso de papel ainda deve ocorrer de forma gradual. Mesmo assim, a adoção do descarte documental orientado pela temporalidade do SEI posiciona Olímpia entre os municípios que utilizam critérios técnicos e legais para a gestão de seus arquivos públicos.